Sofern der Auftraggeber die Schlussrechnung nicht voll bezahlt, sollte der Auftragnehmer einen Vorbehalt erklären. Diese Vorbehaltserklärung ist umso wichtiger, wenn der Auftraggeber zuvor die restliche Zahlung abgelehnt hat, darüber schriftlich informierte und zugleich den Auftragnehmer über seine weiteren Rechte belehrte. Der Vorbehalt ist nach § 16 Abs. 3, Nr. 5 VOB, Teil B innerhalb von 28 Tagen (früher 24 Werktagen nach VOB/B-2009) gerechnet ab Zugang der Mitteilung des Auftraggebers zu erklären.
Eine besondere Form für die Vorbehaltserklärung ist nicht vorgeschrieben, sie sollte aber aus Beweisgründen schriftlich ausgefertigt und beweissicher zugestellt werden.
Wird der Vorbehalt gegen die gekürzte Schlusszahlung des Auftraggebers nicht fristgerecht erklärt, verliert der Auftragnehmer ggf. seine Restwerklohnansprüche.
Eine Begründung des Vorbehalts ist nur dann entbehrlich, wenn der Auftragnehmer eine prüfbare Schlussrechnung erstellt hatte und sich der Vorbehalt allein auf Forderungen bezieht, die schon in dieser Rechnung enthalten sind.
Die Prüfung des Auftragnehmers, ob ein Vorbehalt erklärt wird oder nicht, ist meistens von Wichtigkeit. Denn eine vorbehaltlose Annahme einer Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurde.
